Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Sekarang mari mulai membahas mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah ini.

Menurut ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan barang dan jasa maka hanya ada dua cara melaksanakan pengadaan barang dan jasa yaitu swakelola dan/atau penyedia. Dalam memilih cara pelaksanaan itu maka ada tahapan yang perlu diperhatikan antara lain:

• Perencanaan
• Persiapan
• Pelaksanaan
• Pengawasan
• Serah Terima Hasil Pekerjaan

Kelima tahapan ini akan berbeda penjabarannya bergantung pada pilihan cara melaksanakannya yaitu swakelola atau penyedia. Untuk ilustrasi mari simak Perencanaan dari Swakelola dan Penyedia berikut ini:

Perencanaan Swakelola

• Penetapan tipe swakelola (tipe I, II, III, atau IV)
• Penyusunan spesifikasi teknis
• Penyusunan perkiraan biaya/rencana anggaran biaya (RAB)

Cara termudah untuk membedakan tipe apa Swakelola yang akan dilakukan adalah dari subjek perencana, pelaksana dan pengawasnya.

Perencanaan Melalui Penyedia

• Penyusunan spesifikasi teknis/KAK
• Penyusunan perkiraan biaya/RAB
• Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa
• Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa
• Penyusunan Biaya Pendukung

Baik perencanaan Swakelola atau Perencanaan melalui Penyedia dimuat dalam Rencana Umum Pengadaan.

Rambu-Rambu dalam Menyusun Spesifikasi Teknis

Ketika menyusun spesifikasi teknis ini maka ada beberapa batasan yang digunakan seperti pemakaian produk dalam negeri, produk dengan sertifikat SNI, dan produk industri hijau. Selain itu dimungkinkan juga penyebutan merek dengan syarat tertentu.

Simulasi Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Untuk lebih memiliki pemahaman yang baik akan mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah ini mari simak simulasi berikut ini:

Sebuah Instansi Pemerintah A di Semarang bermaksud melaksanakan partisipasi pada sebuah pameran di Jakarta secara swakelola yang nilai partisipasinya Rp 150.000.000,-. Apa saja yang harus dilakukan?

Perencanaan Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengguna Anggaran (PA) pada instansi A menetapkan penyelenggara swakelola

Berdasarkan pertimbangan efektivitas, kemampuan sumber daya manusia pada instansi A, dan pengalaman sebelumnya maka ditetapkan Tipe Swakelola adalah Tipe I. Dengan demikian maka penyelenggara swakelola yang terdiri dari Tim Persiapan, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas yang kesemuanya merupakan Pegawai Instansi A sebagai penanggung jawab anggaran.

Tugas dari masing-masing tim adalah sebagai berikut:

1. Tim Persiapan memiliki tugas menyusun sasaran, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana biaya.
2. Tim Pelaksana memiliki tugas melaksanakan, mencatat, mengevaluasi, dan melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan dan penyerapan anggaran.
3. Tim Pengawas memiliki tugas mengawasi persiapan dan pelaksanaan fisik maupun administrasi swakelola

Penyelenggara Swakelola Tipe I ini ditetapkan oleh PA/KPA. Ini bermakna PA/KPA menerbitkan Surat Keputusan yang berisikan susunan Penyelenggara Swakelola beserta tugas dan durasi penugasannya.

Pengangkatan dan Pemberhentian Penyelenggara Swakelola tidak terikat tahun anggaran. Artinya bertugas sampai pengadaan selesai meskipun harus melewati tahun anggaran, misalkan harus melewati tahun anggaran.

Tim Persiapan dan Tim Pelaksana pada Tipe I Swakelola dapat dirangkap personel yang sama.

Jika akan menggunakan tenaga ahli maka jumlah tenaga ahli yang dilibatkan tidak boleh melebihi 50% dari jumlah anggota Tim Pelaksana.

Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola meliputi penetapan sasaran, Penyelenggara Swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan RAB. Hasil persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola dituangkan dalam KAK kegiatan/subkegiatan/ output.

Dalam Swakelola ini dibutuhkan pengadaan penyedia karena penyewaan lokasi pameran hanya dikelola satu pihak Penyedia resmi lokasi pameran tersebut. Nilai keseluruhan sewa booth untuk partisipasi pada pameran itu adalah Rp75.000.000,-. Dengan demikian, kondisi penyedia memenuhi kriteria praktik bisnis mapan yaitu:

“Barang/jasa yang jumlah permintaan atas barang/jasa lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand) dan/atau mekanisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang menyampaikan penawaran kepada pihak penjual”

Penyedia dalam konteks pameran memiliki mekanisme pasar tersendiri dalam praktik bisnis.

Maka penunjukan Penyedia-nya dipersiapkan oleh PPK yang mencakup

• Penyusunan RAB dengan memperhatikan pagu anggaran;
• Penyusunan rancangan kontrak;
• Penyusunan oleh PPK dan Tim teknis  terhadap spesifikasi/kriteria teknis; Penyusunan oleh PPK dan Tim teknis terhadap perkiraan harga pasar barang/jasa.

Perkiraan biaya, spesifikasi/kriteria teknis, serta rancangan kontrak (bila ada) selanjutnya disampaikan kepada Pejabat Pengadaan/UKPBJ.

Berdasarkan persiapan oleh PPK tersebut, Pejabat Pengadaan yang berkoordinasi dengan Penyedia untuk menyatakan partisipasi Instansi A pada pameran tersebut di Jakarta.

Kriteria penyedia memenuhi kriteria tertentu sebagaimana diatur dalam Pasal 38 Perpres Nomor 16 Tahun 2018 yang menjelaskan jika:

“Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang hanya dapat disediakan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu” maka dilakukan penunjukan langsung oleh Pejabat Pengadaan.

Pelaksanaan dan Pengawasan

Jika sudah ada kesepakatan antara Pejabat Pengadaan dan Penyedia untuk harga sewa booth maka tahapan selanjutnya adalah pelaksanaan.

Pelaksanaan penyediaan tempat adalah penyerahan tempat pameran dari Penyedia kepada Pejabat Pengadaan sesuai kesepakatan yang kemudian dari Pejabat Pengadaan kepada PPK.  Dengan demikian, Pejabat Pengadaan menjadi perantara Penyedia dengan PPK, atau dengan kata lain PPK dan Penyedia tidak melakukan kontak secara langsung.

Dalam Pasal 52 Perpres Nomor 16 tahun 2018, pelaksanaan ini ditetapkan melalui beberapa tahap antara lain:

1. Penetapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ);
2. Penandatanganan Kontrak;
3. Pemberian uang muka;
4. Pembayaran prestasi pekerjaan;
5. Perubahan Kontrak;
6. Penyesuaian harga;
7. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak;
8. Pemutusan Kontrak;
9. Serah Terima Hasil Pekerjaan; dan/ atau
10. Penanganan Keadaan Kahar

Jadi dalam ilustrasi partisipasi pameran ini, pengadaan booth pameran dilaksanakan menggunakan tahapan pada angka 1 – 10 diatas.

Untuk pengadaan berbagai barang atau mungkin jasa juga untuk partisipasi dalam pameran (selain sewa booth), Tim Pelaksana melakukan pelaporan sejak tahap pelaksanaan ini.

Pasal 49 Perpres Nomor 16 Tahun 2018 menjelaskan jika Tim Pelaksana melaporkan kemajuan pelaksanaan Swakelola dan penggunaan keuangan kepada PPK secara berkala.

Selain Tim Pelaksana yang memberikan laporan berkala kepada PPK, Tim Pengawas juga melakukan pengawasan pelaksanaan swakelola secara berkala. Pengawasan oleh Tim Pengawas ini mencakup pengawasan pada booth pameran yang disediakan Penyewa.

Selama anggaran sudah tersedia sesuai perencanaannya, maka umumnya tidak akan muncul kendala berarti yang menghambat Penyedia untuk mampu menyediakan booth pameran yang dijanjikan.