Diperlukan
Prinsip komunikasi bisnis selanjutnya adalah diperlukan. Maksudnya adalah komunikasi bisnis paling efektif ketika diminta ketimbang sukarela. Pengirim pesan harus meminta atau meminta respons dari penerima dan penerima menunggu sinyal lebih lanjut jika ia tidak dikatakan melakukannya. Respons yang tidak diminta dapat menyesatkan penerima respons.
Baca: Contoh Komunikasi Bisnis
Kelengkapan
Komunikasi bisnis harus lengkap agar efektif. Penerima harus menjawab semua pertanyaan pengirim. Umpan balik sebagian atau tidak lengkap dapat membuat kebingungan dalam pikiran pengirim pesan dan bahkan dapat membuat kesalahpahaman atau ketidakpercayaan di antara para pihak.
Baca: Apa itu Proses Komunikasi Bisnis?
Deskriptif
Komunikasi bisnis harus bersifat deskriptif daripada evaluatif. Sesuai prinsip komunikasi bisnis ini, penerima tidak memiliki ruang untuk mengekspresikan pendapatnya secara bebas. Jangan meminta penerima untuk menilai pesannya daripada meminta pendapat atau perasaan tentang pesan itu. Jika Anda adalah penerima, jelaskan perasaan dan reaksi apa pun yang muncul dalam diri Anda.
Relevansi
Komunikasi bisnis harus relevan dengan pesan yang dikirim ke penerima. Umpan balik yang tidak konsisten atau tidak relevan dapat menghambat kemanjuran Komunikasi Bisnis. Ini juga dapat menciptakan konflik atau kesalahpahaman antara penerima dan pengirim.
Feedback Penawaran
Umpan balik harus ditawarkan, tidak dipaksakan. Seharusnya tidak dikirim sebagai perintah. Jika umpan balik diberlakukan, itu tidak akan efektif.
Baca: 6 Tahapan Komunikasi Bisnis yang Efektif
Menghindari Kelebihan Informasi
Jika penerima kelebihan informasi, ia tidak akan segera memberikan umpan balik atau akan mengirimkan umpan balik sebagian. Jadi, komunikasi bisnis harus dibuat hanya pada poin-poin penting dan relevan saja.
Spesifik
Komunikasi bisnis dari pesan apa pun harus jelas dan spesifik. Respons spesifik membantu pengirim memahami reaksi penerima dengan mudah. Umpan balik umum tidak membuahkan hasil yang baik.
Baca: Cara Komunikasi dalam Negosiasi
Dari diskusi di atas, jelas bahwa penerapan prinsip komunikasi bisnis tergantung pada sejumlah faktor. Para pihak yang berkomunikasi satu sama lain harus mempertimbangkan semua prinsip atau pedoman yang disebutkan di atas untuk membuat komunikasi bisnis lebih bermanfaat.
