Sewa kantor dapat menjadi kebutuhan mendesak dengan beragam alasannya. Misalkan saja pusat bisnis Anda terletak jauh dari konsumen potensial.
Karenanya Anda ingin lebih dekat dengan konsumen. Alhasil Anda perlu memindahkan pusat bisnis ke lokasi yang lebih dekat dengan konsumen. Kondisi inilah yang menyebabkan Anda mungkin saja membutuhkan ruang kantor untuk dapat disewa.
Dari sekian banyak pilihan ruangan kantor untuk disewa, Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting. Tujuanya adalah untuk memastikan budget sewa ruangan kantor itu sangat efisien untuk kebutuhan bisnis Anda. Apa saja tahapan untuk menyewa ruang kantor yang efisien?
6 Langkah Mendapatkan Sewa Ruang Kantor yang Efisien
#1 Evaluasi Kebutuhan Kantor Anda
Saat memilih kantor untuk bisnis Anda, langkah pertama adalah menentukan kebutuhan bisnis Anda dan karyawan Anda. Putuskan berapa banyak ruang yang Anda butuhkan, perkirakan anggaran keseluruhan Anda, dan tentukan kelas ruang kantor apa yang dibutuhkan.
Tidak kalah pentingnya, tentukan kebutuhan parkir Anda, tata ruang kantor, dan potensi pertumbuhan perusahaan sebelum mencari dan berkeliling melihat-lihat ruang kantor yang potensial.
Anda dapat mengevaluasi kebutuhan kantor Anda dengan cara berikut:
#1. A Tentukan Berapa Banyak Ruang yang Anda Butuhkan
Kebutuhan spasial Anda bergantung pada jumlah karyawan yang Anda miliki, ruang kerja seperti apa yang dibutuhkan karyawan Anda, apakah Anda memerlukan ruang konferensi, dan faktor-faktor lain.
Biasanya, asumsikan bahwa setiap karyawan akan membutuhkan total 5 hingga 15 meter persegi, dengan karyawan tingkat manajemen membutuhkan 15 hingga 80 meter persegi, yang bertanggung jawab atas pekerjaan khusus dan ruang kantor per karyawan.
Selain jumlah ruang kerja yang Anda butuhkan, evaluasi apakah Anda akan memerlukan ruang konferensi, ruang tunggu, atau ruang berorientasi klien lainnya.
Terakhir, tambahkan ruang untuk layanan kantor seperti ruang fotokopi, ruang istirahat, dapur, atau file dan ruang surat.
Secara umum, perkirakan luas persegi per karyawan (di atas), kalikan dengan jumlah total karyawan yang ada, dan tambahkan 30 persen ke akun untuk area umum, dll.
Kemudian, untuk memperhitungkan pertumbuhan di masa depan, tambahkan 10 persen hingga 20 persen atau prosentase yang lebih konsisten dengan model bisnis Anda.
#1. B Mengevaluasi Kebutuhan Karyawan & Klien
Selain memahami berapa banyak ruang sewa kantor yang dibutuhkan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka, pertimbangkan apa lagi yang dibutuhkan karyawan dan klien Anda dari ruang kantor yang akan disewa.
Tergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki, Anda dapat mengambil manfaat dari tata letak interior tertentu, akses untuk karyawan dan klien dengan kebutuhan khusus, dan ketersediaan parkir.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan ketika mengevaluasi kebutuhan karyawan dan klien meliputi:
#1.B.1 Tata ruang interior– Tata ruang ideal gedung kantor Anda tergantung pada jenis ruang kerja yang dibutuhkan karyawan Anda, jumlah ruang pertemuan dan area layanan klien yang Anda butuhkan, dan apakah Anda memerlukan dapur, ruang surat, dll.
#1.B.2 Ketersediaan parkir– Kebutuhan parkir Anda akan berbeda berdasarkan jumlah karyawan yang dimiliki bisnis Anda dan berapa banyak klien yang mengunjungi kantor Anda secara rutin.
Sebagai contoh kebutuhan sewa kantor, sebuah perusahaan teknologi mungkin memerlukan lingkungan kerja yang terbuka dan lebih kolaboratif, sedangkan kantor dokter akan lebih memilih ruang kerja yang lebih terbagi dengan ruang pribadi individu.
#1.C Tentukan Kebutuhan Lokasi Anda
Ruang kantor baru Anda juga harus berada di tempat yang nyaman bagi karyawan, klien, dan pemasok.
Pertimbangkan betapa mudahnya akses setiap kantor potensial dengan jalan utama dan transportasi umum.
Sebelum menandatangani kontrak, pastikan kantor baru dekat dengan target klien Anda dan bisnis apa pun yang bekerja dengan Anda atau andalkan sebagai bagian dari operasional bisnis sehari-hari.
#1.C.1 Kedekatan dengan target klien– Jika Anda memiliki bisnis di mana klien sering mengunjungi kantor Anda, kantor Anda harus berada dekat dengan klien inti Anda.
#1.C.2 Aksesibilitas– Kedekatan kantor Anda dengan jalan raya utama dan transportasi umum akan menentukan seberapa mudah diaksesnya oleh karyawan dan klien.
Misalnya, sebuah firma hukum mungkin menginginkan sewa kantor dalam jarak yang dapat ditempuh dengan jalan kaki dari gedung pengadilan, sedangkan restoran dapat memanfaatkan kedekatannya dengan pemasok makanan dan pelanggan yang lebih disukai.
